10 câu hỏi dùng trong phỏng vấn "giữ chân" nhân viên (stay interview)

   Chẳng là mình mới phát hiện ra một web tài liệu rất hay: http://sf.tradepub.com, với nhiều tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực trong đó có HR. Bài đăng này là bài dịch của mình về một tài liệu có tên: "10 stay interview questions you can use now", vừa rèn luyện khả năng tiếng anh, vừa hiểu thêm về một loại hình phỏng vấn hay: phỏng vấn duy trì hay giữ chân nhân viên. Nội dung dịch có thể còn nhiều chỗ chưa hay và chưa rõ nghĩa, rất mong nhận được ý kiến nhân xét của mọi người để mình hoàn thiện thêm.

   "Thu hút nhân tài ngày nay đôi khi được ví như một mặt trận khốc liệt hay một cơn bão dữ dội đối với các nhà tuyển dụng. Nhưng những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng, sẽ là có lợi cho công ty khi nhìn vào bên trong, với thái độ và sự quan tâm ngang bằng đến việc giữ chân nhân viên như một cách thường được sử dụng cho tuyển dụng. Với nhiều vị trí chủ chốt, sự tuyển dụng tốt nhất có thể làm lại là không gì cả. Giữ chân một nhân viên cũ, và/hoặc thúc đẩy nội bộ theo 1 lộ trình công danh thường tạo ra năng suất lao động đồng đều hoặc kết quả tốt hơn so với tuyển dụng 1 ng mới, xét về 1 phần của chi phí.

   Theo thực tế, 1 nghiên cứu CAP ở nhiều ngành nghề khác nhau đã cho thấy chi phí nghỉ việc trung bình bằng khoảng 20% lương nhân viên, không bao gồm cán bộ cấp cao và các vị trí cao cấp khác. Các công việc phức tạp yêu cầu đào tạo chuyên môn thì tỉ lệ này luôn lớn hơn, và các công việc lương cao ở trình độ cao cấp có thể sinh lợi cao hơn chi phí thay thế, lên đến 213%. Đối với các công ty có tỉ lệ nghỉ việc không mong muốn ở mức cao, những mất mát tài chính bị tăng lên nhiều lần.

   Trong khi đó, người sử dụng lao động đang gặp khó khăn để cung cấp cho nhân viên những lý do ở lại. Điều chỉnh theo lạm phát, lương tăng hàng năm cho người lao động trung bình trong thời kỳ “trỗi dậy” của suy thoái kinh tế chỉ quanh mức 1%, và các chương trình khuyến khích thường suy giảm. Vì thế, không quá bất ngờ với một nền văn hóa “Tôi chờ đợi bao lâu để nhảy tàu?” hình thành ở nhiều người lao động có thu nhập thấp đến trung cấp.

   Thêm vào đó, rất nhiều vị trí đang được lấp đầy bởi các nhân viên ảo/từ xa, những người mà hiếm khi đặt chân đến văn phòng, và nhiều doanh nghiệp đơn giản là không thích ứng được với các nhu cầu riêng của những nhân viên này trong việc thúc đẩy sự cam kết và duy trì.

   Sự duy trì bước đầu có thể tốn thời gian và tiền bạc để thực hiện, nhưng chúng lại là một sự đầu tư đúng đắn khi được cân nhắc với chi phí mất mát và thay thế các nhân tài chủ chốt. Bắt đầu tiến hành cuộc phỏng vấn giữ chân nhân viên (stay interviews) là một bước đơn giản và tiết kiệm chi phí. Trong khi các cuộc phỏng vấn nghỉ việc truyền thống (exit interviews) được tiến hành theo cách thức “mổ xẻ phân tích” – xem xét tại sao nhân viên quyết định nghỉ, thì phỏng vấn “duy trì” được tiếp cận chủ động, cố gắng để phát hiện cái có thể khuyến khích họ gắn kết với xung quanh. Không giống như 1 bài đánh giá năng lực hàng năm hoặc quý, “stay interview” không bị chi phối bởi quan điểm của người sử dụng lao động về sự thể hiện của người lao động trong quá khứ, mà tập trung vào sự cảm nhận riêng về môi trường làm việc của họ.

   Những tiến bộ mới trong phân tích dự báo sự duy trì trở nên thực tế hơn bao giờ hết cho các nhà quản lý nắm bắt được thông tin và tiến hành phỏng vấn giữ chân đối với những tài năng đang có “rủi ro rời bỏ” trước khi quá muộn. Thông thường, “stay interview” được tiến hành 1-1 với 1 quản lý hoặc như một phiếu hỏi được soạn sẵn. Cuộc phỏng vấn này nên thoải mái, khuyến khích một cuộc nói chuyện trung thực.

   Chỉ dẫn này bao gồm 10 câu hỏi mẫu mà bạn có thể đưa ra cho 1 cuộc phỏng vấn “giữ chân” hiệu quả.

   Câu hỏi 1: Bạn thích công việc của bạn ở điểm nào?

   Cách tốt nhất để bắt đầu cuộc trò chuyện và thiết lập một tiếng nói tích cực. Không để tâm đến ngành, vị trí hay sếp, yêu cầu ai đó tách biệt khía cạnh thích thú trong công việc của họ là bước đầu tiên hướng tới việc khuyến khích họ ở lại. Bạn có thể bất ngờ khi thấy rằng những phản hồi nơi nhân viên của bạn không phải là điều bạn mong đợi, nhưng có thể là đầu mối về các nhiệm vụ và trách nhiệm họ sẽ thích thú làm trong tương lại. Các mức độ trong câu trả lời của 1 nhân viên cũng là cách dễ nhất để đánh giá mức độ nghiêm trọng của bất cứ vấn đề duy trì tiềm năng nào.

   Câu hỏi 2: Bạn có thể cho tôi biết về một ngày làm việc tốt đẹp bạn đã có gần đây?

   Trong khi mục đích của câu hỏi đầu tiên là để thu được đánh giá về toàn bộ công việc, câu hỏi này khuyến khích người lao động cóp nhặt lại ký ức về môt trải nghiệm tích cực ở nơi làm việc. Nếu các cá nhân có thể vẽ nên một bức tranh rõ ràng của một ngày làm việc thú vị thì bạn hãy ghi chép chi tiết càng nhiều khía cạnh càng tốt. Điều này thể hiện với người được phỏng vấn rằng bạn đang muốn học hỏi điều mà bạn có thể làm để khiến mọi ngày đều trở nên thú vị như vậy. Nếu một nhân viên không thể câu hỏi đó, cho thấy một mức độ cực thấp của cam kết hoặc sự tách ra thực sự. Anh ta hoặc cô ta có thể đang xem xét một cơ hội làm việc khác.

   Câu hỏi 3: Bạn có cảm thấy bạn đang sử dụng toàn bộ tiềm năng của mình trong công việc này hay không?

   Câu hỏi này có thể được trả lời kiểu có hay không, nhưng lại có thể tiết lộ một lượng rất lớn các thông tin hữu ích để người phỏng vấn tiếp tục hỏi. Câu trả lời “không” không hẳn là biểu hiện của 1 sự cam kết lỏng lẻo, nhưng có thể tiết lộ những cảm quan về việc khai thác toàn bộ tiềm năng cá nhân. Có thể nhân viên này có kỹ năng đặc biệt nhưng không được sử dụng thường xuyên, hoặc đang mong muốn được đào tạo chuyên môn, hoặc muốn phân công nhiều trách nhiệm hơn. Câu hỏi này rất tuyệt vời để thúc đẩy nhà quản lý hành động để gắn kết nhân viên ở mức độ cá nhân. Câu trả lời “Có”, mặt khác, nhấn mạnh về sự cam kết của nhân viên rằng anh ta sẽ ở lại.

   Câu hỏi 4: Có điều gì mới bạn muốn học trong năm nay không?

   Như một câu hỏi tiếp nối để tìm hiểu về tiềm năng nhân viên, câu hỏi này phục vụ 2 mục đích: một, có thể cung cấp một lộ trình đơn giản và trực tiếp cho sự thúc đẩy duy trì đối với nhân viên (bạn có thể đề nghị hỗ trợ cho 1 khóa đào tạo? Bảo đảm cho họ có một chỗ trong 1 dự án đặc biệt liên quan đến sở thích của họ?). Ngay cả nếu họ không có một câu trả lời cụ thể ngay tức khắc, tưởng tượng những gì một người muốn tìm hiểu nếu có cơ hội nâng cao nhận thức.

   Câu hỏi 5: Bạn có cảm thấy bản thân được công nhận thích đáng với những đóng góp của mình?

   Ở điểm này, bạn có thể bắt đầu chuyển cuộc phỏng vấn từ yếu tố tích cực sang “điểm đau” hoặc “nhân tố gây thất vọng” – những mặt này có thể lý giải mong muốn dời khỏi công việc hiện tại của nhân viên. Sự công nhận - sự khen ngợi hoặc sự biết đến rộng rãi về thành tựu đạt được – là một điểm tốt để bắt đầu bởi nó liên quan đến sự cam kết và duy trì cao hơn. Nếu nhân viên cảm thấy họ không được công nhận thích đáng thì ghi chép lại mong muốn của họ. Điều này có thể hình thành cơ sở của cấu trúc khen thưởng mới, chương trình tạo động lực, hoặc sự chủ động công nhận. Câu hỏi này cũng rất thích hợp cho các nhân viên “ảo”, những người có thể cảm thấy ít được công nhận hơn nhưng đồng nghiệp làm việc tại văn phòng.

   Câu hỏi 6: Bạn được đáp ứng đúng nguồn lực để thể hiện thành công chưa?

   Đôi khi, sự tách biệt hoặc khao khát để dời đi có thể liên quan trực tiếp đến vấn đề nguồn lực. Nhân viên có thể cảm thấy việc quá tải do thiếu hiệu quả hoặc bị cản trở bởi hệ thống hoặc quy trình không đầy đủ và tương xứng. Các nhân viên “ảo” có những yêu cầu nguồn lực riêng biệt, thiếu sự tiếp cận với nguồn tài nguyên văn phòng. Câu hỏi này có thể cho thấy sự tinh giản các quy trình thủ tục hàng ngày hoặc thuê thực tập sinh giúp các công việc hành chính có thể tạo ra điều bất ngờ trong cải thiện môi trường làm việc của nhân viên, nhưng họ có thể cảm thấy lo lắng khi áp dụng điều này một cách tự phát.

   Câu hỏi 7: Bạn có cảm thấy mình hiểu rõ khi đề cập đến thông tin công ty hoặc thay đổi phòng ban trong công ty không?

   Cảm thấy không hòa nhập với phần còn lại của công ty có thể góp phần đáng kể đến sự tách biệt hoặc thôi việc của nhân viên. Một lần nữa, nhân viên “ảo” có thể bị ảnh hưởng nặng nề bởi vấn đề này, làm việc từ một khu vực địa lý hoàn toàn khác biệt, hay ở múi giờ khác  so với những người còn lại của nhóm có thể dẫn đến hiệu ứng “xa mặt, cách lòng”. Nếu nhân viên của bạn thường xuyên không được báo trước hoặc bị bỏ sót, nghiên cứu phương pháp mới về việc cung cấp thông tin của nhóm, đảm bảo đưa đến tất cả mọi người.

   Câu hỏi 8: Bạn có thể mô tả 1 trải nghiệm hoặc 1 ngày làm việc đáng thất vọng?

   Câu hỏi này có thể “động chạm” trực tiếp đến nhân tố quan trọng góp phần khiến nhân viên nghỉ việc. Một lần nữa, thay vì hỏi những đặc điểm chung chung của toàn bộ công việc, bạn có thể gợi lại một ký ức cụ thể của họ dùng làm ví dụ để cố gắng tránh sau này.

   Câu hỏi 9: Bạn có cảm thấy bạn được đối xử với sự tin tưởng và tôn trọng trong công việc?

   Đây là cách tốt nhất để đề cập vấn đề chính liên quan đến sự tham gia nhóm mà không cần “cầm tay chỉ việc”. Tác động của sự tôn trọng lẫn nhau, đặc biệt khi nó đến từ người lãnh đạo và cấp trên, đóng một vai trò then chốt trong sự cam kết, và sự thiếu vắng của nó có thể là một đóng góp lớn đến rủi ro mất nhân sự. Hỏi theo cách này cho phép người lao động nói lên suy nghĩ về cách những nhân tố này có thể được điều chỉnh nếu họ muốn ở lại doanh nghiệp.

   Điều này có thể làm sắc nét sự hiểu biết của bạn về bầu không khí và tinh thần của nhóm, góp phần chủ động duy trì tiềm năng, điều mà có thể lôi kéo được nhiều nhân viên ngoài những người được phỏng vấn.

   Câu hỏi 10: Nếu bạn có quyền, bạn sẽ thay đổi ngày làm việc của bạn như thế nào để trở nên thích thú hơn?

   Câu hỏi này cũng nhằm mục đích ghi nhận những điều khiến họ thất vọng và “điểm đau” họ đã trải qua, nhưng cũng đem cuộc đối thoại quay về khía cạnh tích cực và có tính xây dựng cho việc khuyến khích sự duy trì. Khuyến khích người lao động tưởng tượng ra “một thế giới hoàn hảo” hoặc “công việc mơ ước của họ” và mô tả những điều có thể làm để mang công việc hiện tại của họ đến gần với khao khát đó. Ngay cả nếu chỉ 1 hoặc 2 điểm trong ý kiến của nhân viên có thể thực hiện trong thực tế, cũng có thể giữ chân nhân viên của bạn. Ghi chú lại rằng một số cá nhân có thể cảm thấy không thoải mái khi bị yêu cầu đóng “vai trò quản lý” trong tình huống này, trấn an họ rằng bạn chỉ đang tìm kiếm những ý kiến trung thực. Tin tốt là những nhân viên đang nghiêm túc xem xét nghỉ việc sẽ tỏ ra rất thành thực và cung cấp những lời chỉ trích xác đáng.

   Ghi nhớ rằng, bạn có thể điều chỉnh những câu hỏi trong “phỏng vấn giữ chân nhân viên” của bạn đối với các công việc và cá nhân cụ thể.  Đừng lo sợ khuyến khích người được phỏng vấn nói thẳng thắn, và hãy nhớ rằng đây có thể là những điều bạn không muốn nghe thấy. Về lâu dài, những phản hồi này sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, tài năng và tiền bạc của bạn."